档案室管理制度
一,非档案室人员未经许可.不可擅自进入档案室.
二,每学年结束,各部门的档案按照归档材料目录,及时交档案室保管.
三,每学年的人事档案,无酸纸档案盒,音像档案,按照规范要求,装订成册.
四,建立档案借阅登记制度,充分发挥档案的作用,提案的利用率.
五,规范档案的存放,保管,保持档案室的整洁,严禁在档案室内吸烟.
文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。在企业一般也可以把经营管理和生产管理工作形成的文件材料列入文书档案的范围。目前，文书档案的整理有两种方法，即按“卷”整理或按“件”整理。
按“卷”整理是一种传统的方法，一般可分以下几个步骤：
（1）分类。分类方法有多种，常用是年度分类法和问题分类法。年度分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同年度的文件分开。问题分类法就是按照档案所纪录的主要内容对档案分门别类。在企业档案工作中我们可以把文书档案工作档案分成党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作等四类。我们认为文书档案运用年度――问题分类法来分类是比较符合实际需要的；
（2）组卷（即组成案卷）。它是档案整理的基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。文书处理部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹，为年终立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一卷之前，还必须对已归档文件进行后的调整，然后进行具体的系统整理组合。对归档文件检察调整的内容包括：应归档的文件是否收集齐全完整；归档的文件是否属于本年度、本部门的立卷归档范围；每个卷夹内的文件是否保持了文件之间的有机联系，反映了立卷的特征；检察各卷夹内文件的保存价值是否大体一致，并确定保管期限；检查各卷夹内文件数量是否适当；
（3）卷内文件材料排列（按文件形成的时间先后或重要程序排列）；
（4）根据排列结果，对卷内文件材料有图文的页面逐页编号；
（5）编制卷内目录（样式附后）和备考表；
（6）按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内；
（7）拟写案卷标题，填写案卷封面。案卷标题即案卷题名，是案卷的名称，是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容概括确切，文字上要简练通顺，标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成；
（8）案卷排列与编号。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性，一般可按先，长期，短期来进行排列，然后按排列顺序每年编一个流水号；
（9）编制档案案卷目录。案卷目录由归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成，案卷目录可以多年编成一本或一年多本。
按“件”整理要以计算机管理为前提条件，主要步骤有:
（1）对归档文件逐件装订固定；
（2）对归档文件以“件”为单位进行年度――保管期限分类（不确定期限的，只按年度――问题分类即可）；
（3）对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；
（4）根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”（样式附后），并填写有关栏目的内容；
（5）编制归档文件目录（样式附后）；
（6）将归档文件按连续件号顺序装入无酸纸档案盒
“当时‘文革’刚结束，很多档案残缺不全。”接手工作后，杜洪英开始奔走玉环各乡镇、部门，不停寻找、清查、整理各类档案盒。有时为寻得一份材料，她辗转车辆、步行数里；有时则颠簸乘船、一路呕吐到达偏远海岛……三年里，杜洪英硬是收齐做全了6000多份材料。
“档案内的一纸一页都关系一个人的切身利益。”杜洪英现仍记得，1983年，玉环有100多名转干企业领导，因单位转制或破产没来得及填写干部履历，导致应补档案缺失。当年，在领导和当事人没有要求的情况下，杜洪英主动跑到县劳动人事局等部门，事先要到了证明函。
事隔10多年后，先前转干的企业领导即将退休，却发现自己的干部身份仍未明确，便决意上访。得知情况后，杜洪英连夜翻箱倒柜，找到证明函，帮助那100多人明确了身份和待遇。
30年来，为求档案管理有序准确，杜洪英先后进行了6次大整理，并摸索出单位分类法、四角号码编目法、姓氏笔划编目法等一整套全新管理办法，使玉环7000多份干部人事档案分类准确、编排有序、目录清晰、装订整齐，通过了全国人事档案一级标准验收。
也正是在杜洪英的辅导和帮助下，玉环县教育局、卫生局和信用联社等单位的档案管理水平逐年提高，先后通过了全国人事档案一级标准验收。
“档案室就是我的家，谁会厌烦自己的家呢？”对于有些人眼中枯燥无味的档案管理，杜洪英有自己的一番理解，“管档案就像做家务，没做完总让人放心不下。”
有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称，还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门档案和私人档案。文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。
档案具有以下特点：档案是社会活动的历史记录，它不是事后杜撰的。其次，档案是由文件有条件地转化而来的。办理完毕的文件才能作为档案保存，正在承办中的文件不是档案，档案是经过人们鉴别筛选保留下来的具有一定查考和利用价值的文件材料。再次，档案是具有内在联系的文件体系，它并非杂乱无章的文件堆积，而是按照一定规律保存起来的文件材料。
现在办公室里使用的塑料文件盒样式多也美观，但是由于档案保存的特殊性，一般的文件盒并不能达到其要求。因为档案的保存时间较长，并对储存的环境有严格要求。我们一般使用的档案盒用纸多采用国家档案局规定使用的无酸档案专用纸，制作出来的档案盒结实耐用，不变形，不老化，还具有防虫，防腐蚀，防潮等各种特点，从而使得档案得到更长期的保存。
