由于召开视频会议的费用大致与开会的时间成正比，可促使与会者节省时间，提率。由于参加会议的人员就在本地，和会议有关的材料、文件、实物都在身边，可以充分方便地交流。

（3） 适应某些特殊情况；

对于某些交通状况不好，特别是地处山区、边疆的城市，视频会议将带来极大的方便。

在一些紧急场合，如救灾、防汛，战地会议等，可以用视频会议设备及时了解或发布紧急情况和决策，收效则难以用金钱来衡量。