影响画面质量的另一因素，是会场四周的景物和颜色，以及桌椅的色调。一般忌用“白色”、“黑色”之类的色调，这两种颜色对人体将产生“反光”及“夺光”的不良效应。所以无论墙壁四周、桌椅均采用浅色色调较为适宜，如墙壁四周米黄色，浅绿，桌椅浅咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色。
灯光照度是会议室的基本必要条件。摄像机均有自动彩色均衡电路，能够提供真正自然的色彩，从窗户射入的光(色温约5800K)比日光灯(3500K)或三基色类(约3200K)偏高，如室内有这两种光源(自然及人工光源)，就会产生有蓝色投影和红色阴影区域的视频图像;另一方面是召开会议的时间是随机的，上午、下午的自然光源照度与色温均不一样。因此会议室应避免采用自然光源，如果采用人工光源，所有窗户都应用深色窗帘遮挡，并且应选择冷光源，诸如“三色基灯”(R、G、B)效果最佳，避免使用热光源。
如何减少会议室的回声和噪音?
a 、为保证声源与吸声效果，室内应该铺有地毯、天花板、四周墙壁内都装隔音毯、窗户应采用双层玻璃，进出门应考虑间隔装置。
b、为保证声缘与吸声效果，室内一般需要铺地毯、挂遮光窗帘、配置吸音吊顶、包门等。同时吸声不要过量，避免声音干涩。声音信号输入功率放大器之前，应采用均衡器和反馈抑制器进行处理,以提高声音信号的质量。
c、为减少会议室的回声，使用尽可能少的麦克风，因为麦克风越多，越容易产生回声，引入的背景噪音会越强。
圆桌会议型布局 可设二到三块屏幕，主屏幕位于圆桌的一端，辅屏幕位于主屏幕两侧，显示屏间夹角视人数而定。领导人员位于圆桌的另一端，处于最佳的观看位置，业务人员或辅助决策领导人员位于圆桌两侧，主要观看本席位正面的屏幕。这种结构有利于领导人员观看大屏幕并与其他成员之间的研讨，但不利于辅助决策领导人员观看其他屏幕，需要通过合理划分显示区域和内容弥补解决。