高质量的硬件和网络结构是提供稳健、易用服务的基本要求，而这还远远不够。完整的视频会议还应该包括会议的管理平台及附加功能，如会议录制、音频处理等功能，还应具备兼容其他品牌的视频会议等功能，帮助用户的会议能够内容更丰富、效果更出色、召开范围更广，方便用户更高效的展开各项工作。
视频会议系统是是一个技术先进、成熟可靠、性能优越、扩展灵活、标准开放的系统，并且兼顾系统的中长期扩展。并广泛应用于：交互式会议、远程培训、远程教学、远程视频监控等多个场景，系统建成后可实现如下功能：
◆ 实现以调控台方式控制，主持人，主讲人，发言人的麦克风播放；
◆ 实现各地市小范围会议，在规定节点内同时发起会议不冲突；
◆ 通过视频会议终端，实现点对点、点对多点的高清晰视频会议召开的功能；
◆ 可以实现广播式、讨论式会议；
◆ 各分会场与主会场声音、图像可实时传输；
◆ 主会场可实现任意切换分会场画面，轮巡广播而不中断发言；
◆ 通过所建设的视频会议系统，可同时满足实时远程培训、远程会议、远程招聘等需求，可将各分会场需要上传的远程图像 传送到主会场。
企业用户了解方案技术成熟性
目前，在市场上比较主流的是基于H.320标准的解决方案和基于H.323标准的解决方案。从时间上来看，基于H.320标准方案技术相对成熟，应用范围较广，会议功能较全，但其一次性投入较大。
而H.323方案与H.320方案相比，投资较小，且能够方便地过渡到宽带网或其他更为方便、快捷的通信网络。
因此对成本比较敏感的中小型企业在选择方案时最好能选择支持H.320/H.323双工模式的产品，这样在现有基础和未来发展上都能有所兼顾，可以较长时间地保护既定投资。
镜头是视频会议摄像机的重要组成部分。当前市场上视频会议摄像机的感光元件可分为CCD和CMOS。CMOS的优点是制造成本较CCD低，功耗也低得多，但由于应用技术尚不成熟，还没有大范围应用，但业内人士多认为其为未来的趋势。
目前CCD元件的尺寸多为1/3英寸或者1/4英寸，在相同的分辨率下，宜选择元件尺寸较大的为好。
由于模拟摄像机的视频流效果与CCD的摄像机相比存在较大的差距，因而用户在选购时切莫贪图便宜选择模拟摄摄像机，以免造成买物无所用的损失。