现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。
如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。
会标一般指会议名称和会议标语横幅。
为强化会议效果，许多会议将会标美化、渲染为会议背景板（采用喷绘画面），特别是一些特殊的如党代会等，采用喷绘背景板，可将党徽、旗帜等喷绘在画面上，从而节约会议成本和准备时间。但采用喷绘写真画面时，一定要注意采用环保材料，否则喷绘写真画面散发的刺鼻气味不仅影响会议氛围，对与会者，尤其是主席台就坐人员身体健康不利。
会议整体规划
确定了场地，策划的工作就进入了快车道，通过以下步骤，整个会议策划方案就会很快出炉了：整体策划框架草拟，按照之前的工作和现有的所有信息，先把整个会议的流程和方案想象出来，越具体越好招开策划动脑会，这个会议上，你需要把专业的会议策划人士找来，比如SINO-MEETING；也要把主要的决策人员找来，在你的草拟方案基础上，展开讨论和动脑落稿-再讨论-修正-再讨论，一般，从第一稿的策划书到最后落实的方案，如果策划人员经验到位的话，最多3次往返讨论，就可以把方案细化到执行层面，是否到了细化到了执行面，关键要看是否已经拟出了“工作时间进程表”“任务分工表”“物品清单”“成本分析表”这几张最重要的执行文件。
商务活动也称商事活动。指经法律认可的以商品或劳务交换为主要内容的赢利性经济活动。按照国际习惯，商务活动包括以下四种经济行为：(1)直接从事商品购销的活动，如批发商、零售商等“中间商”直接从事商品购入和卖出进行谋利。(2)“辅助商”为“中间商”的商品购销直接服务的商业活动，诸如运输、仓储、加工整理等。(3)“金融中间人”为商品交易提供间接服务的经济活动，如金融、保险、信托等。(4)“营销服务机构”为商品交易提供劳务性质服务的活动，如饭店、旅馆、影剧院以及商业咨询、广告、信息、市场调研等。
会议信息是这些媒体受众所关心的内容，媒体便会主动来谈及这个信息，会议就会成为媒体的信息提供者，成为他们的需要。这一点如果利用好，就能够很好的去开发这些都市媒体，让他们成为会议的宣传者；自媒体也就是新媒体，既是信息发布者，也是信息接受者，信息的传播更直接，反馈也更加及时。当然信息的衰减和误差也是蕞大的，常常会上演“三人成虎”的负面效应，所以新媒体利用好了将会事半功倍，相反将大打折扣。
新媒体虽然发展速度够快，但是也不要忽略传统媒体，办会者要对媒体实施有效地管理，就是服务，通过对与会媒体的引导，提供更加细致的服务性工作，媒体就会感受到会议主办方的用心，更愿意与主办方在传播方面进行配合。同时，还要防止在报道过程中出现负面情况，要重视会后的媒体跟踪和服务。