1.桌椅、名牌（现代高档会议室用桌面智能终端取代传统名牌）、茶水
桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要，一般采用能重复使用的桌面智能终端，推进无纸化的进程，真正体现绿色会议，智能会议的需要。
会议上的茶水饮料最好准备矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。
2.签到簿、名册、会议议程
签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。
混合型活动策划
兼备了以上两个类型的特点，既做营销又搞传播，属于“鱼和熊掌兼得”型，如2002广东通信节、中国酒业财富论坛、世界华文广告论坛、创意冷餐会等。这些活动往往以客户下单参与定额广告投放、读者掏钱购买报纸(剪角)等为前提条件获得参与活动的资格，而活动本身也将伴随着声势浩大的品牌推广行为。 在当前媒介经营市场竞争日益白热化的形势下，媒体将越来越多地扮演企业或准企业角色，将越来越倚重营销主导型和混合型活动策划，这个领域也将成为国内各大媒体未来的战场。
商务活动也称商事活动。指经法律认可的以商品或劳务交换为主要内容的赢利性经济活动。按照国际习惯，商务活动包括以下四种经济行为：(1)直接从事商品购销的活动，如批发商、零售商等“中间商”直接从事商品购入和卖出进行谋利。(2)“辅助商”为“中间商”的商品购销直接服务的商业活动，诸如运输、仓储、加工整理等。(3)“金融中间人”为商品交易提供间接服务的经济活动，如金融、保险、信托等。(4)“营销服务机构”为商品交易提供劳务性质服务的活动，如饭店、旅馆、影剧院以及商业咨询、广告、信息、市场调研等。
现场签到处的设置
建议您不要忽视了开业庆典签到处的设置，签到处也是很讲究的，比如，在大门口的地方设置签到处要氛围签到台，签到背景板，礼仪欢迎仪式等等。为每一位来到现场参加公司开业庆典活动的朋友和嘉宾们做好签到登记，并为他们颁发纪念品，无形中就提高了公司在每一位参与者心中的形象与地位。