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(一)归档范围

归档范围，是指办理完毕的文件材料应当归档及不应当归档的范围。哪些文件应该归档，哪些文件不应该归档，主要取决于文件本身的价值。一般而言，凡是反映本机关工作、生产活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

按照国家档案局1987年12月4日发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定，一个机关应该归档的文件材料，主要有四部分:

一是上级机关的文件材料，包括上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需贯彻执行的法规性文件;上级召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;上级机关转发本机关的文件，本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本，以及上级机关、党和国家领导人、人民代表检查本机关工作形成的各种重要文件材料(包括音像材料)等

二是本机关的文件材料，包括本机关召开的代表大会、工作会议、专业会议、机关党组织及行政领导会议的文件材料;本机关颁发的各种正式文件;本机关及其内部组织机构形成的工作计划、总结、报告、统计报表、财务与会计文件、人事工作文件，以及反映业务活动和科学技术管理的专业文件材料;本机关的请示与卜级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件;本机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的重要文件材料;本机关的各种规章制度，以及反映本机关成立、合并、人员编制、历史沿革、合同、协议、财产、物资、档案等方面的文件、凭证、账册等材料;重要的人民来信、来访材料以及其他认为需要归档的材料。

三是同级机关和非隶属机关的文件材料，包括同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需执行的法规性文件，或与本机关联系、协商工作的重要来往文件有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件。

四是下级机关的文件材料，包括下级机关报送的重要工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预(决)算、科技文件材料以及备案性文件材料。